附属中学实物类档案管理办法
附属中学实物类档案管理办法
为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《z师范大学附属中学档案管理办法》，结合学校具体情况，制订本管理方法。
一、实物档案归档范围
实物档案是档案的重要组成部分，主要包括学校在各项活动中形成的有保存价值的实物材料。
（一）本校在各项活动中获得的县级以上（含县级）颁发的奖杯、奖章、奖牌、锦旗等奖品实物。
（二）经公安机关审批后制作的、因机构变更或撤消、合并等原因已失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等实物。
（三）省级以上（含省级）领导及社会知名人士为学校作的题词、字画等实物。
（四）建校以来使用过的校牌、匾等实物。
（五）本校与国内、外校际交往中收受的礼品。
（六）能够反映学校历史重大活动，具有保存价值的其它实物。
二、实物档案的归档要求
（一）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
（二）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人，清单一式两份。
（三）印章归档时应附印模一式两份。
三、实物材料的归档流程
（一）积累与填写说明
由获奖部门或承办部门有关人员收集和按归档要求填写说明书，并按时将实物及其说明书移交学校档案室。
（二）整理
由档案室负责实物材料的整理归档。
1.分类
归档的实物材料采用分年度-分问题（分类目）-分保管期限方法进行分类
（1）分年度
先将实物材料按其形成或收藏年度分开，奖品、礼品、名人字画等一般归入形成年度；印章、学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的实物材料归入其收藏年度。年度采用自然年度。
（2）分问题(分类目)
每个年度下按问题分类，一级类目是实物档案实体分类的最高层位，标识为“SW”。二级类目是对一级类目的细分，实物档案分至二级类目，其分类名称和标识规定如下：
二级类目名称标识代号
奖牌SWJP
奖状SWJZ
奖杯SWJB
题词SWTC
礼品SWLP
锦旗SWJQ
印章SWYZ
（3）分保管期限
实物材料在二级类目内划分保管期限，印章、县级以上（含县级）奖品、珍贵物品划定保管期限为永久（标识为Y），县级以下奖品、一般物品划定保管期限为长期（标识为C）。
2.排列
归档实物应在二级类目下同一保管期限内按规格排列，同一规格的实物集中排列。
3.编号
归档实物应按排列顺序逐件编档号。档号结构为：
实物档案档号＝年度号+分类号+保管期限号+件号，其模式如下：
19××-SW00-Y（或C）-1～n
19××：年度号
SW：实物类档案一级类目标识
00：实物类档案二级类目标识
Y（或C）：保管期限标识
1～n：实物件号，编流水件号
4.制作实物档案标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。
5.实物档案标签粘贴位置
在每件实物档案的适当位置粘贴标签。其要求如下：
（1）题词、字画、奖旗类，带轴的，将标签粘贴在实物档案上轴的右侧；
（2）牌匾类，将标签粘贴在实物档案正面有文字的右上角；
（3）奖状类，将标签粘贴在实物档案的右上角；
（4）印章类，将标签粘贴在实物档案背面；
（5）奖杯、纪念品类将标签粘贴在实物档案底座。
6.编制归档实物材料目录
归档实物材料应依据档号顺序编制归档文件目录（编制归档实物目录采用档案室使用的档案管理系统著录编制，因其固定的格式，归档实物目录格式与其它类档案归档文件目录格式相同），其格式式样如下：
归档文件目录
20**-SWJP-Y
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
上述表中各项填写要求如下：
件号：填写档案室编件号；
责任者：制发实物的组织或个人名称，即署名者；
文号：实物的文字号或空白；
题名：实物材料标题。
日期：实物材料形成时间或收藏日期，以8位阿拉伯数字标注年月日；
页数：填写实物件数；
备注：注释实物材料的分类名称。
四、归档时间
奖品类实物档案由获奖部门于获奖后两个月之内向档案室移交；印章、字画、礼品由保管或接收部门随时向档案室移交。移交时，移交单位要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。
篇2：职业技术学院教学档案管理办法
职业技术学院教学档案管理办法
建立学院教学档案是学院教学科学管理的重要措施，也是学院的一项基础工作。为了加强学院教学档案管理。以适应学院深入开展教学研究，提高教学质量，开展教育评估、教学检查等需要，特制订本办法。
一、教学档案的范围
系(部)、教研室都要建立教学档案，教学档案的范围包括：
（一）上级教育主管部门及学院下达的政策性、指导性文件及有关规定；
（二）教学基本建设的各种规划和计划；
（三）自编教材、教学参考资料、实验指导书、实训指导书、实习指导书、习题集、试卷库或试题库、试卷分析及各种电子媒体资料等材料；
（四）学期教学工作计划、教学工作进程表、教学计划、教学大纲、学期授课计划、课程教学总结、实习总结等；
（五）课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文)；
（六）学生学业成绩、学籍变动情况、学生座谈会记录整理分析、毕业生质量跟踪调查、毕业生资格审核等材料；
（七）教学改革进展情况、教学研究计划、总结，典型经验材料和教学研究刊物；
（八）教师业务档案、各种奖励及成果；
（九）教学工作评价材料、教学工作会议纪要等；
（十）考卷、实践教学的各种记录、实习报告等；
（十一）各类申报材料，包括重点专业、精品课程等建设的申报材料；
（十二）其他有必要存档的教学文件和资料。
二、教学档案的管理
(一)教学档案的收集、整理和归档
1．教学档案的收集、整理和归档工作，列入教学管理程序，列入教学活动的工作计划，列入教务处、系(部)的职责范围和兼职档案管理人员的岗位职责。
教学档案实行分级管理，教学活动中形成的教学档案，由教师、教研室、系(部)负责收集、整理。各项教学管理中形成的教学档案，由教务处及有关职能部门按其职责范围由专人负责收集、整理。
2．归档的教学档案必须完整；必须准确地反映学院教学管理等各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明，符合其形成规律。
3．教学档案归档一式一份。比较重要的和利用频繁的档案可适当增加归档份数。各系(部)可自备一份存档。
4．教学档案归档接收时间为每学期期末（原则上定在第十八周），并在下学期第三周前归档完毕。
(二)教学档案的鉴定、分类、编目
1．根据学院档案管理的有关规定中确定的各类教学档案的保管期限。档案保管期限，根据档案利用价值的时间长短可分为永久、长期、短期三种。
2．由学院有关档案管理人员组成教学档案检查小组，对教学档案进行检查。检查中如发现内容有不确切、不完整等情况，应及时责成有关部门和人员负责补充。检查工作应定期进行，一般一学年两次。
3．根据国家规定和学院制订的相应规定对教学档案进行编目造册，遵循教学文件材料的形成规律，根据学院档案管理规定的教学档案分类编目办法进行分类，分类方法要统一、一致，不能轻易随意变动。
要编制教学档案的案卷目录和全引目录。
（三)教学档案的保管、利用
1．教学档案，必须用专门器具妥善存放，科学排列，便于查找。
2．教学档案，要定期进行清理检查，对破损的教学档案要及时进行修补和复制。库存教学档案因移交需注销时，要查明原因，并保存依据。
3．销毁教学档案必须严格、慎重。事前应编制销毁清册，经学院主管领导批准。销毁教学档案时，要严格执行保密规定。
4．学院教学档案信息的利用，是学院教学管理的一项重要内容。教学档案的查阅必须严格执行借阅制度，办理借阅手续，并注意严格执行保密制度。
教学档案原稿，一般不得外借。特殊情况，应经主管领导批准后，方可外借。
三、附则
（一）本办法自公布之日起实施。
（二）本办法如与学院档案管理办法的不符之处，则按学院规定执行。
篇3：大学学生档案管理办法
大学学生档案管理办法
学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的记录，为了贯彻党的教育方针，真正落实国家颁布的《教育法》，加强对学生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用；为了准确无误的整理保管每一名学生的档案材料内容，特制定本办法
一、管理原则
学生档案管理实行全校学生档案集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。
二、学生档案归档范围
1、学生高考资料
2、高等学校毕业生体检表
3、高等学校毕业生登记表
4、入团志愿书
5、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料
6、学生奖惩材料
7、学生学籍异动材料
8、成绩总表
9、学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表
10、其它
三、学生档案管理人员工作职责
1、负责对各学院、部门的学生档案材料的整理进行指导、督促，在每年十二月对学生档案的收集整理进行检查、考核。
2、积极提供利用并办理档案的查阅。
3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。
4、做好学生档案的进出、交接和转递工作。
5、办理其他有关事宜。
四、部门学生档案管理工作职责
1、各学院按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。
2、学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写。
3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一学年度形成的档案材料的整理。
五、学生档案的查阅
1、查阅人需持有关证件在阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室。
2、查档人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。
3、档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。
4、查阅学生档案一般限对学工处、保卫处、教务处、各学院。
六、学生档案的交接与转递
1、每年各类招生结束后，有关部门（招生办或教务处）应及时将学生档案移交。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。
2、招生过程中和招生结束后，凡涉及学生退档，须经招生办同意后，办理有关退档手续。
3、学生毕业派遣后，学生管理科在一个月内将档案转至毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生分配办公室或人才交流机构，如有特殊情况，需将档案保留在校的，经有关部门同意后，按学校代管档案办法办理。
4、档案转递应办理登记手续，填写“转递通知单”，通过机要（特快专递）转递档案，“转递通知单”回执返回后应及时整理并归档备查。
5、学生档案转出一律不对学生个人和家长。档案接收单位到校领取档案必须持有公函，并由领取人签名。
（1）学生转学，应凭转学审批表和招生录取名单，办理档案的转出或转入手续；
（2）学生考入高一级院校，凭录取学校的录取通知书或调档函办理档案转出手续；
（3）根据国家关于毕业生就业政策的规定，逾期未落实工作单位的学生档案将转至生源所在地毕业生就业主管部门保管；
（4）档案的转递应由工作人员专送或通过机要邮寄，学生本人或其委托人不得自带。
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