附属中学文书类档案管理办法
附属中学文书类档案管理办法
为了加强z师范大学附属中学文书类档案（以下简称文书档案）业务建设，逐步实现文书档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，依据《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。
一、文书档案归档和不归档范围
凡是学校在党务、行政、外事、出版、设备等管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等文件材料，均属文书档案。
（一）归档范围
1.反映学校管理职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政、出版、外事、设备五个系统职能活动的内容，具体范围见附表。
2.本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3.本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围
1.上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料，征求意见未定稿的文件。
2.重份文件。
3.无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。
4.无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录。
5.本校负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
6.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
7.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
8.未生效的合同、协议书。
二、文书档案工作岗位责任制
（一）部门分管档案工作的领导职责
1.组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入议事日程，定期研究档案工作。
2.加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3.对文秘工作人员和兼职档案人员，提出档案工作的具体要求，帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）各部门兼职档案人员职责
1.负责本部门文件材料的收集工作。
2.按文书材料的归档范围，负责形成与积累阶段各环节的文件材料并及时向档案室移交。
3.做好存放在本部门的文件材料的装订、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
三、文书材料的归档流程
（一）形成与积累
1.年初各部门布置工作时，同时布置形成积累文件材料的任务。
2.部门兼职档案员按文书档案归档范围和保管期限表分别积累文件材料，并定期进行整理。
3.归档的文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件材料应予复制。
4.部门产生的文件材料，一般整理一份送档案室，一份自存档。
（二）整理方法
1.装订
归档文件材料应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件材料用不锈钢钉或线装订，对破损的文件材料应进行修补。
2.分类
分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限
（1）分年度
先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度。
（2）分二级类目（分问题）
每个年度下按问题分类，一级类目是文书类档案实体分类的最高层位，标识为“WS”。文书档案划分为二级类目的，其分类标识规定如下：
二级类目名称标识代号
党务WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
设备WS15
（3）分保管期限
归档文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、定期两种，其中永久用“Y”表示，定期一般分为30年、10年，具体保管期限见附表。
3.排列
归档文件材料应在二级类目下同一保管期限内排列，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。
4.编号
归档文件材料按排列顺序逐件编号。
5.编制归档文件目录
归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下表：
归档文件目录
20**-WS11-Y
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
上述表中各项填写要求如下：
件号：档案室编件号；
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
文号：文件的发文字号；
题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号；
日期：文件材料形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；
页数：每一件归档文件材料的页数（需在对应档案实体件的最后一页的右上角标注页数），文件中有图文的页面为一页；
备注：注释文件需说明的情况。
6.装盒
将归档文件材料按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。
7.备考表
备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：
（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
（2）整理人：负责整理归档材料文件的人员姓名；
（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；
（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。
四、归档时间
文书材料于次年三月前，由文件材料形成和积累部门初步整理后送档案室，由档案室于六月底前整理归档并制作全引目录。
篇2：职业技术学院教学档案管理办法
职业技术学院教学档案管理办法
建立学院教学档案是学院教学科学管理的重要措施，也是学院的一项基础工作。为了加强学院教学档案管理。以适应学院深入开展教学研究，提高教学质量，开展教育评估、教学检查等需要，特制订本办法。
一、教学档案的范围
系(部)、教研室都要建立教学档案，教学档案的范围包括：
（一）上级教育主管部门及学院下达的政策性、指导性文件及有关规定；
（二）教学基本建设的各种规划和计划；
（三）自编教材、教学参考资料、实验指导书、实训指导书、实习指导书、习题集、试卷库或试题库、试卷分析及各种电子媒体资料等材料；
（四）学期教学工作计划、教学工作进程表、教学计划、教学大纲、学期授课计划、课程教学总结、实习总结等；
（五）课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文)；
（六）学生学业成绩、学籍变动情况、学生座谈会记录整理分析、毕业生质量跟踪调查、毕业生资格审核等材料；
（七）教学改革进展情况、教学研究计划、总结，典型经验材料和教学研究刊物；
（八）教师业务档案、各种奖励及成果；
（九）教学工作评价材料、教学工作会议纪要等；
（十）考卷、实践教学的各种记录、实习报告等；
（十一）各类申报材料，包括重点专业、精品课程等建设的申报材料；
（十二）其他有必要存档的教学文件和资料。
二、教学档案的管理
(一)教学档案的收集、整理和归档
1．教学档案的收集、整理和归档工作，列入教学管理程序，列入教学活动的工作计划，列入教务处、系(部)的职责范围和兼职档案管理人员的岗位职责。
教学档案实行分级管理，教学活动中形成的教学档案，由教师、教研室、系(部)负责收集、整理。各项教学管理中形成的教学档案，由教务处及有关职能部门按其职责范围由专人负责收集、整理。
2．归档的教学档案必须完整；必须准确地反映学院教学管理等各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明，符合其形成规律。
3．教学档案归档一式一份。比较重要的和利用频繁的档案可适当增加归档份数。各系(部)可自备一份存档。
4．教学档案归档接收时间为每学期期末（原则上定在第十八周），并在下学期第三周前归档完毕。
(二)教学档案的鉴定、分类、编目
1．根据学院档案管理的有关规定中确定的各类教学档案的保管期限。档案保管期限，根据档案利用价值的时间长短可分为永久、长期、短期三种。
2．由学院有关档案管理人员组成教学档案检查小组，对教学档案进行检查。检查中如发现内容有不确切、不完整等情况，应及时责成有关部门和人员负责补充。检查工作应定期进行，一般一学年两次。
3．根据国家规定和学院制订的相应规定对教学档案进行编目造册，遵循教学文件材料的形成规律，根据学院档案管理规定的教学档案分类编目办法进行分类，分类方法要统一、一致，不能轻易随意变动。
要编制教学档案的案卷目录和全引目录。
（三)教学档案的保管、利用
1．教学档案，必须用专门器具妥善存放，科学排列，便于查找。
2．教学档案，要定期进行清理检查，对破损的教学档案要及时进行修补和复制。库存教学档案因移交需注销时，要查明原因，并保存依据。
3．销毁教学档案必须严格、慎重。事前应编制销毁清册，经学院主管领导批准。销毁教学档案时，要严格执行保密规定。
4．学院教学档案信息的利用，是学院教学管理的一项重要内容。教学档案的查阅必须严格执行借阅制度，办理借阅手续，并注意严格执行保密制度。
教学档案原稿，一般不得外借。特殊情况，应经主管领导批准后，方可外借。
三、附则
（一）本办法自公布之日起实施。
（二）本办法如与学院档案管理办法的不符之处，则按学院规定执行。
篇3：大学学生档案管理办法
大学学生档案管理办法
学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的记录，为了贯彻党的教育方针，真正落实国家颁布的《教育法》，加强对学生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用；为了准确无误的整理保管每一名学生的档案材料内容，特制定本办法
一、管理原则
学生档案管理实行全校学生档案集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。
二、学生档案归档范围
1、学生高考资料
2、高等学校毕业生体检表
3、高等学校毕业生登记表
4、入团志愿书
5、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料
6、学生奖惩材料
7、学生学籍异动材料
8、成绩总表
9、学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表
10、其它
三、学生档案管理人员工作职责
1、负责对各学院、部门的学生档案材料的整理进行指导、督促，在每年十二月对学生档案的收集整理进行检查、考核。
2、积极提供利用并办理档案的查阅。
3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。
4、做好学生档案的进出、交接和转递工作。
5、办理其他有关事宜。
四、部门学生档案管理工作职责
1、各学院按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。
2、学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写。
3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一学年度形成的档案材料的整理。
五、学生档案的查阅
1、查阅人需持有关证件在阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室。
2、查档人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。
3、档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。
4、查阅学生档案一般限对学工处、保卫处、教务处、各学院。
六、学生档案的交接与转递
1、每年各类招生结束后，有关部门（招生办或教务处）应及时将学生档案移交。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。
2、招生过程中和招生结束后，凡涉及学生退档，须经招生办同意后，办理有关退档手续。
3、学生毕业派遣后，学生管理科在一个月内将档案转至毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生分配办公室或人才交流机构，如有特殊情况，需将档案保留在校的，经有关部门同意后，按学校代管档案办法办理。
4、档案转递应办理登记手续，填写“转递通知单”，通过机要（特快专递）转递档案，“转递通知单”回执返回后应及时整理并归档备查。
5、学生档案转出一律不对学生个人和家长。档案接收单位到校领取档案必须持有公函，并由领取人签名。
（1）学生转学，应凭转学审批表和招生录取名单，办理档案的转出或转入手续；
（2）学生考入高一级院校，凭录取学校的录取通知书或调档函办理档案转出手续；
（3）根据国家关于毕业生就业政策的规定，逾期未落实工作单位的学生档案将转至生源所在地毕业生就业主管部门保管；
（4）档案的转递应由工作人员专送或通过机要邮寄，学生本人或其委托人不得自带。
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