山东中学发展基金会理事会议事规则
第一章 总则
第一条为了进一步明确梅州市山东中学发展基金会（以下简称“基金会”）的职责和权限，规范理事会内部机构、工作及决策程序，保障理事会高效、有序运作，根据国务院颁发的《基金会管理条例》(以下简称《条例》) 、《梅州市山东中学发展基金会章程》（以下简称《章程》）等有关规定特制定本议事规则。
第二条基金会设立理事会。理事会是基金会的决策机构，行使有关法律、行政法规、规范性文件以及《章程》规定的职权。
第三条本议事规则自生效之日起，即成为规范理事会的内部机构设置、召集、召开、议事及表决程序的具有约束力的文件。
第二章 理事
第四条基金会由12名理事组成。理事每届任期3年，任期届满，可以连选连任。
第五条理事的资格
（一）具备完全民事行为能力；
（二）热心基金会所从事的公益事业；
（三）具有与理事工作相适应的工作阅历和工作经验；
（四）能够尽职尽责，保障财产使用符合捐赠人的意愿和基金会的公益目的，保障基金会财产安全及保值增值；
（五）廉洁奉公，办事公道。
第六条理事的产生和罢免：
（一）第一届理事由主要捐赠人、发起人分别提名并共同协商确定；
（二）理事会换届改选时，由理事会、主要捐赠人共同提名候选人并组织换届领导小组，组织全部候选人共同选举产生新一届理事；
（三）罢免、增补理事应当经理事会表决通过；
（四）理事的选举和罢免结果报登记管理机关备案；
（五）相互间有近亲属关系的基金会理事，总数不得超过理事总人数的1/3；
第七条理事的权利和义务：
（一）选举权、被选举权和表决权；
（二）知情权、建议权和监督权；
（三）参加基金会的活动；
（四）遵守章程，执行理事会决议；
（五）维护基金会的合法权益；
（六）完成基金会交办的工作；
（七）参与决策不当致使基金会财产受损失的，承担赔偿责任。
第八条理事会设理事长、副理事长和秘书长，从理事中选举产生。
第九条理事会理事长、副理事长和秘书长必须符合以下条件：
（一）在基金会业务领域内有较大影响；
（二）理事长、副理事长和秘书长最高任职年龄不超过70岁，秘书长为专职；
（三）身体健康，能坚持正常工作；
（四）具有完全民事行为能力。
第十条基金会的理事长、副理事长和秘书长每届任期3年，连任不超过两届。因特殊情况需超届连任的，须经理事会特殊程序表决通过，报登记管理机关批准同意后，方可任职。
第十一条 基金会理事长为基金会法定代表人。本基金会法定代表人不兼任其他组织的法定代表人。
基金会法定代表人由中国内地居民担任。
基金会法定代表人在任期间，基金会发生违反《基金会管理条例》和本章程的行为，法定代表人应当承担相关责任。因法定代表人失职，导致基金会发生违法行为或基金会财产损失的，法定代表人应当承担个人责任。
第十二条本基金会理事长行使下列职权：
（一）召集和主持理事会会议；
（二）检查理事会决议的落实情况；
（三）代表基金会签署重要文件；
（四）提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；
（五）提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；
（六）决定各机构专职工作人员聘用。
本基金会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作，秘书长行使下列职权：
（一）主持开展日常工作，组织实施理事会决议；
（二）组织实施基金会年度公益计划；
（三）拟订资金的管理和使用计划。
（四）拟订基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；
（五）协调各机构开展工作；
（六）章程和理事会赋予的其他职权。
第十三条 理事连续二次未能亲自出席，也不委托其他理事出席理事会会议，视为不能履行职责，理事会应当建议予以撤换。
第十四条 理事可以在任期届满以前提出辞职。理事辞职应当向理事会提交书面辞职报告。
第十五条 如因理事的辞职导致理事会人数低于法定最低人数时，该理事的辞职应当在委任继任理事后方能生效；如因理事任期届满未及时改选或者理事在任期内辞职导致理事会成员低于法定人数的，在改选出的理事就任前，原理事仍应当依照法律、行政法规、规范性文件和《章程》的规定，履行理事职务。
除前款所列情形外，理事辞职自辞职报告送达理事会时生效。理事辞职生效或者任期届满，应向理事会办妥所有移交手续。
第十六条 在基金会领取报酬的理事不得超过理事总人数的1/3。基金会不以任何形式为理事纳税。
第三章 理事会
第十七条 理事会行使以下职权：
（一）制定、修改章程；
（二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长和理事；
（三）决定重大业务活动计划，包括资金的管理和使用计划；
（四）审定年度收支预算及决算；
（五）制定内部管理制度；
（六）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；
（七）决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；
（八）听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；
（九）决定基金会的分立、合并或终止；
（十）决定其他重大事项
第十八条 理事会可以根据业务活动的需要，必要时可以设立专门委员会，负责相关事项的决策。专门委员会的设立由理事会决定，并制订委员会的议事规则。
第十九条 理事会下设秘书处，配置必要的工作人员若干名，负责理事会日常联系和沟通工作。
第二十条 理事会审议的事项，应以议案的方式作出，提出议案的人士或机构称为议案人或提议人。议案由理事会秘书处负责收集、整理并提交理事会审议后做出决议。
议案内容包括但不限于议案名称、内容等，并由议案人或提议人签字或盖章。
第二十一条 下列主体有权向理事会提议召开理事会：
（一）理事长；
（二）三分之一以上理事;
（三）理事会专门委员会（如有）；
（四）监事；
有1/3以上理事提议时，必须召开理事会会议。如理事长不能召集，提议理事可推选召集人。
第二十二条上述第（三）、（四）项主体所提的议案应限于其职责所及范围内的事项。提议召开理事会会议的人应当通过理事会秘书长或者直接向理事长提交经议案人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：
（一）提议人的姓名或者名称；
（二）提议理由;
（三）提议会议召开的时间、地点和方式；
（四）具体议案内容；
（五）提议人的联系方式和提议日期等。
议案内容应当属于基金会《章程》规定的理事会职权范围内的事项，与议案有关的材料应当一并提交。理事会秘书长在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交理事长。理事长认为议案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充。理事长应当自接到提议人附有充分的材料的提议后十日内，召集理事会会议并主持会议。
第二十三条 理事会每年至少召开二次会议。理事会会议由理事长召集和主持。由理事长召集并主持，理事长不能召集并主持时，由理事长指定一名副理事长召集并主持，副理事长也不能召集并主持时，由理事长指定一名理事召集并主持。
第二十四条 在发出召开理事会会议的通知前，理事会秘书处应当先行通知各理事、理事会专门委员会、秘书长，上述被通知的主体应将拟提交理事会审议的事项以议案的方式提交理事会秘书处。
第二十五条 理事会召开会议，理事长或召集人应于会议召开5日前以专人送达、电子邮件或书面等方式通知全体理事、监事、秘书长，必要时通知其他管理人员。
经全体理事同意，可以豁免理事会会议通知时限，可以以通讯（包括电话会议或视频会议等方式）召开理事会会议。理事会会议通知由理事长或经理事长授权代为召集的理事签发。
第二十六条理事会会议通知应当包括以下内容：
（一）会议日期和地点；
（二）会议期限；
（三）事由及议程；
（四）理事表决所必需的会议材料等资料应尽量详实、准确。
（五）发出通知的日期。
第二十七条 理事收到会议通知后，应以电话、电子邮件、专人、邮寄方式等联络理事会秘书处指定的工作人员，以确认其已收到了理事会会议召开通知及是否出席会议，会议通知发出后3日仍未收到确认回复的，理事会秘书处指定的工作人员应主动联络该名理事以确认其是否已收到了会议通知及是否出席会议。
第二十八条 对章程规定的理事会职权项下所列事项，全体理事
以书面形式一致表示同意的，可以不召开理事会会议，直接作出决定，并由全体理事在决定文件上签名有效。理事会会议记录、理事会会议纪要、理事会会议决议可以采用传签方式予以签署。
第二十九条 理事会会议应当有2/3以上的理事出席方可举行。理事会决议须经出席理事（含授权代理出席理事）过半数通过方为有效。
下列重要事项的决议，须经出席理事2/3以上通过方为有效：
（一）章程的修改；
（二）选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长；
（三）章程规定的重大资助、投资活动；
（四）基金会的分立、合并；
（五）决定重大业务活动计划，包括资金的管理和使用计划；
（六）审定年度收支预算及决算审定；
（七）制定基金会内部管理制度；
（八）其他由过半数理事决议认为对本基金会有重大影响的事项决议。
第三十条 有关理事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时，理事长和理事会秘书处应当及时向监管部门报告。
第三十一条 理事原则上应当亲自出席理事会会议，如因故不能出席理事会会议，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，委托其他人代为出席。
委托书应当载明：（1) 委托人和受托人的姓名；（2) 委托人对每项议案的意见；（3) 委托人的授权范围和对议案表决意见的指示；（4) 委托人的签字、日期等。
受托理事应当向理事会秘书处提交委托书，在会议签到簿上说明受托出席的情况。
第三十二条 理事会秘书处应当指定工作人员列席每一次理事会会议并负责会议记录。监事有权列席理事会会议。
第三十三条 理事会会议以现场召开为原则。必要时，经召集人（主持人）同意，也可通过视频、电话、传真或者电子邮件表决等方式召开。理事会会议也可采取现场与其他方式同时进行的方式召开。
第三十四条 会议主持人应当提请出席理事会会议的理事对各项议案发表明确的意见。理事阻碍会议正常进行或者影响其他理事发言的，会议主持人应当及时制止。
第三十五条 理事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。理事可以在会前向理事会秘书处、会议召集人、各专门委员会（如有）等有关人员和机构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
第三十六条 主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会，以保持平衡。发言人应该首先表明赞成或反对，然后说明理由。
第三十七条 以现场方式召开的理事会，每项议案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会理事进行表决。会议表决实行一人一票，以计名和书面等方式进行。非以现场方式召开的理事会，与会理事可以通过视频显示、电子邮件回复、派专人送达、传真、信函等书面方式将表决意见在表决时限内提交理事会秘书处。
第三十八条 理事的表决意见分为同意、反对和弃权。与会理事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关理事重新选择，不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。
与会理事表决完成后，理事会秘书处工作人员应当及时收集理事的表决票，并进行统计。
现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布表决结果；其他情况下，会议主持人应当要求理事会秘书处在规定的表决时限结束后的两个工作日以内，通知理事表决结果。
理事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，其表决无效。
第三十九条 除本议事规则另有明确规定外，理事会审议通过会议议案并形成相关决议，必须有出席理事过半数对该议案投赞成票。法律、行政法规、规范性文件和《章程》规定理事会形成决议应当取得更多理事同意的，从其规定。
理事会决议违反法律、法规或章程规定，致使基金会遭受损失的，参与会议的理事应承担责任。但经证明在表决时反对或弃权并记载于会议记录的，该理事可免除责任。
第四十条 对需进一步调查了解情况或进一步研究再表决的提议，可提议推迟到后续会议解决，并指定后续会议时间，也可提议提交某位成员或某些成员作进一步调查研究，指定汇报时间、汇报对象，但均需由理事会进行表决。
第四十一条 理事会秘书处应当安排工作人员对理事会会议做好记录。会议记录应当包括以下内容：
（一）会议届次和召开的时间、地点、方式；
（二）会议通知的发出和送达情况；
（三）会议召集人和主持人；
（四）理事亲自出席和受托出席的情况；
（五）关于会议程序和召开情况的说明；
（六）会议审议的议案、每位理事对有关事项的发言要点、对议案的表决意见；
（七）每项议案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）；
（八）与会理事认为应当记载的其他事项。
第四十二条 与会理事应当代表其本人和委托其代为出席会议的理事对会议记录进行签字确认。理事对会议记录有不同意见的，可以在签字时作出书面说明。以非现场方式召开理事会的，理事会秘书处应在最近一次以现场开会方式召开理事会会议或其他方便适当的时间内，要求参加前次会议的理事补签前次理事会会议决议及会议记录。理事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录的内容。
第四十三条 理事长应当督促有关人员落实理事会决议，检查决议的实施情况，并在以后的理事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。理事会秘书处要及时向理事长汇报理事会决议的执行情况，并将理事长的意见如实传达有关理事。
第四十四条 理事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、理事代为出席的授权委托书、表决票、经与会理事签字确认的会议记录、会议纪要、决议公告等，由理事会秘书处指定专人负责保管并建立档案。理事会会议记录属基金会机密文件，非经理事长同意，不得对外披露，法律法规另有规定除外。
理事会会议档案的保存期限为二十年。
第四章 附则
第四十五条 本议事规则的任何条款，如与届时有效的法律、行政法规、规范性文件、《章程》的规定相冲突，应以届时有效的法律、行政法规、规范性文件、《章程》的规定为准。
第四十六条 本议事规则所称“以上”、“超过”包含本数，“不超过”、“过”不含本数。
第四十七条 本议事规则解释权属于理事会。
第四十八条 本议事规则经基金会第一届第二次理事会审议通过后生效。
篇2：第二中学党总支议事规则
第二中学党总支议事规则
一、党总支的议事原则
1、坚持以马列主义、*思想、理论、“20**”重要思想和20**为指导，全面贯彻执行党的基本路线和基本方针。
2、坚持解放思想、实事求是，结合学校工作实际贯彻党的路线、方针、政策和上级党委的指示、决定。
3、坚持全心全意为人民服务，坚持一切为了群众、一切依靠群众、从群众中来到群众中去的群众路线。
4、坚持民主集中制原则，充分听取与会人员的意见，确保决策的科学化、民主化、制度化，实行集体领导与个人分工负责相结合的制度。
5、坚持在宪法和法律的范围内活动。
二、党总支的议事内容
凡涉及学校改革稳定，学校的建设和发展，关系教职工切身利益的重大问题，均属于总支议事的重大事项决策的范围，主要内容包括：
1、党和国家的路线、方针、政策及上级重要指示、会议和文件精神的贯彻落实意见。
2、党的思想、组织、作风、制度、廉政建设和思想政治工作。
3、报送上级党组织的重要请示、报告。
4、党总支成员、学校领导班子自身建设及党员发展、评议、奖励、处分。
5、学校发展规划和党总支年度工作计划、总结。
6、涉及学校全局的重大改革方案和改革措施。
7、师资队伍建设、干部队伍建设、党风廉政建设和学生工作中的重大问题和相关政策。
8、工会、共青团、统战、老干部工作中的重大事项。
9、重大人身伤亡、责任事故、突发事件和应急事件的处理意见。
10、其它需要提交党总支委员会研究决定的事项。
三、党总支的议事程序
1、党总支成员按照分工，全面负责各自承担的工作，有重大问题需要研究应向主要领导报告；
2、由分管领导在调查研究的基础上提出方案和具体意见；
3、方案和意见交主管领导审阅，并传各委员征求意见；
4、党总支集体研究形成决议。
四、党总支的议事规则
1、党总支会一般每月召开一次。根据工作需要和实际情况可随时召开。
2、党总支会由总支书记召集并主持。书记因故不能参加会议，可委托副书记召集主持。
3、党总支会必须有半数以上成员到会方能举行。党总支成员因故不能参加会议，必须事先请假。
4、党总支会须按事先拟定的议题议事，一题一议，一般不得临时动议。如临时动议，须征得会议主持人同意。
5、凡提交党总支会研究决定的问题，分管总支成员事先要深入调查，充分酝酿，协商讨论，形成比较成熟的意见，未形成比较成熟意见的议题，暂缓提交党总支会议讨论决定。
6、党总支会在集体决定问题时，一般先由会议主持人介绍议题情况，然后按照拟定的议题顺序，由提出议题的党总支委员或相关职能部门负责人汇报情况，提出解决问题的初步意见和备选方案，并对有关事项提供咨询意见和说明。讨论酝酿时，党总支成员要畅所欲言，充分发表意见，尤其要善于发表不同意见，同时要防止因片面强调分管工作而影响集体正确决策。对少数同志的不同意见，应当予以认真、充分考虑。表决时要按照少数服从多数的原则进行。对分歧意见较大的问题，通常应当暂缓做出决定，进一步调查研究，交换意见，下次会议再表决。
7、党总支会进行表决时，赞成票超过应到会委员人数的半数为通过，未到会委员的意见不能计入票数。表决可根据讨论事项的不同内容，分别采取口头、举手、无记名投票或记名投票方式。会议决定多事项的，应逐项表决。
8、党总支会实行民主集中制，少数服从多数的原则。个人意见被否决后，个人意见可以保留，但在行动上必须服从并执行党总支会的决议。
9、党总支成员应自觉遵守党的组织纪律，严守党总支会的秘密，不得随意扩散党总支会上的情况。
10、根据工作需要，党总支会可以确定有关人员列席会议。
五、关于坚持民主集中制
1、学校党总支实行集体领导和个人分工负责相结合的制度。凡属重大问题都要按照集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定的原则，由党总支集体讨论，做出决定，任何个人或少数人不应决定重大问题。
2、进一步完善学校党总支会议、校长办公会议制度，并明确各自职责，防止以领导会签、碰头会等代替集体研究决定。
3、党总支成员要从党总支工作的全局出发认真考虑问题，大胆开展工作，切实履行职责。要坚决防止对分管工作不敢或不愿负责，遇到难事不积极协调处理而交给集体研究讨论，或因某些主客观原因而忽视集体决策程序，将应由集体决策的重大问题却自行做出决定的错误倾向。
4、党总支成员要坚决执行党总支会决定，按照分工抓好组织实施、监督检查，并将落实情况及时向总支书记、副书记和党总支会报告。对党总支会决定的事项如有个别同的意见或工作中发现新情况、新问题应及时向书记和副书记报告，也可在党总支会议上提出。在没有重新做出决定前，不得有与党总支会决定相悖的行动。
5、党总支成员在调查研究、检查指导工作或参加其他活动时，可以发表指导工作的个人意见。个人意见必须符合党总支集体决定的精神。
6、党总支要保证各党支部能够正常行使职权，支持各党支部积极主动、创造性地开展工作。凡属应由党支部处理的问题，如无特殊情况不得干预。对党支部有关的重要问题做出决定时，通常情况下应征求党支部的意见。需要党支部了解的重要情况和重大问题，应及时向党支部通报。
7、党总支会内容，除经会议决定可在党内传达或公开发表或公示的以外，与会人员要坚决执行保密法规，严守秘密。需要贯彻执行的会议决议、决定按有关规定传达执行。对尚未做出决定的问题，或对已经做出的决定，在没有正式传达之前，与会人员不得与任何人议论或泄露会议内容，否则按有关纪律追究责任。
8、要自觉维护党的班子的团结统一。班子成员之间要相互尊重、相互信任、相互支持、相互学习，坚决反对任何不利于团结的言行。
9、建立健全重大事项决策前征求意见制度。根据实际情况确定征求意见的范围，充分征求相关人员的意见。征求意见可采取论证会、听证会、座谈会、个别走访、公示等不同方式进行。对征求到的意见，要明确部门负责整理，把合理、可行的意见充分吸收到决策中来。
10、建立健全情况通报和情况反映制度，努力拓宽党内民主渠道。对学校党总支的重大决策、重大事项，要采取适当方式、在适当范围内向党员传达，做到先党内后党外，增强党员的责任意识。要通过健全来信来访、信息反馈、领导接待日、电子信箱等多种方式，保证党支部和广大党员的意见及建议能够及时反映上来。对反映的情况要分门别类及时予以处理。
六、党总支的文件签发
1、学校党组织报送上级党委审批的文件，经办公室统一登记后，按文件审批程序办理。
2、以学校党总支名义下发的各类文件，由总支书记签发，也可由书记委托副书记签发。
篇3：职业学院会议议事规则
职业学院会议议事规则
为建立健全校领导班子工作制度，使议事决策更加科学化、民主化、规范化，提高决策水平和工作效率，根据学校实际情况，特制定本规则。
一、会议形式
(一) 学校重大决策会议（以下简称决策会）和院长办公会。
(二) 全体教职员工大会
(三) 各部门内部会议
(四) 教学研讨会
(五) 跨部门的主题工作会议
二、议事范围
(一)决策会议事范围
1、研究决定中层级以上干部任免、培养教育、考核监督和奖惩，讨论后备干部队伍建设有关问题。
2、研究决定学校建设、改革与发展以及教学、科研、人事、后勤等方面重大问题。主要有：
（1）办学指导思想、中长期发展规划和重大改革方案。
（2）招生计划和就业工作的重大问题。
（3）学科专业建设、教学、科研工作中的重大问题。
（4）机构设置和人员编制计划，师资队伍建设中的重大问题，审定中层以上人员和副高以上职称人员的调动。
（5）审批财务预决算，以及重大项目开支等。
（6）学校建设规划和重大的项目建设。
3、学院各种机构的设立、撤销或调整。
4、听取校领导工作报告。
5、研究决定突发性事件处理以及维护学院稳定工作。
6、涉及教职工利益和其它需研究决定的重大问题。
(二) 院长办公会议事范围
院长办公会的议事范围为有关学院的重大事宜和各部门、教研单位递交的不能解决的事宜。属各职能部门和教研单位管辖的、未讨论过的事宜不能在院长办公会上做初期讨论。
1、研究制定贯彻落实上级重要工作部署、重大改革方案的具体实施办法。
2、研究决定教学、科研和后勤服务、行政管理工作中的重要问题，并研究制定规章制度。
3、研究决定教学基本建设，包括学科专业建设、课程建设、教材建设、实践基地建设、师资队伍建设、教风和学风建设方面的重要问题。
4、研究制定年度人事调配计划及实施方案、教职工培训计划、奖惩、奖金福利分配、工资晋升、年度考核、职称评聘报批。
5、研究决定中层以下人员的调动，以及中层以上人员的延期聘任。
6、研究决定院教学、科研成果及院级行政先进集体、先进个人的表彰、奖励。
7、研究决定给予教职工行政纪律处分及调解。
8、研究决定学生奖励、毕业、授予学位及给予学生勒令退学及以上行政纪律处分等。
9、研究加强师生思想政治工作、德育工作的实施方案。
10、制定学院的预决算方案，研究资金的立项和使用，确定项目及大型、贵重设备的购置计划。
11、研究决定对外工作的重要问题。
12、研究制定院行政工作计划，以及以行政名义呈送上级机关的重要报告、请示等。
13、研究决定其它应由院行政班子集体决定的问题，并就有关工作进行论证。
三、议事程序
(一) 确定会议形式
根据研究的内容，由院长决定召开院长办公会。
(二) 确定会议时间
1、学校重大决策委员会会议根据实际情况进行安排举行。
2、教职工大会按照每月一次举行。会议主题由院长办公会确定后以通知形式张贴。
3、各部门内部会议每月至少召开1次，具体时间由部门负责人根据实际情况确定。会议议题围绕各阶段工作分工展开。
4、教学研讨会每月至少召开1次，具体时间由各系、各教研室、各教研组负责人根据实际情况确定。会议议题围绕如何提高教学质量展开。
(三) 确定会议议程
1、决策会、院长办公会讨论决定的问题，有关人员应报学院领导同意后，提前1-2天与院务办联系，由院务办汇总报请会议主持人审定。召开会议前，院务办要将经过会议主持人审定的会议时间、地点和议题，提前预告与会人员。
2、对列入会议的议题，有关人员要做好调查研究和必要论证，提出初步意见和建议。重要的议题应提供论证材料、政策依据和两个以上可供选择的方案或建议。涉及议题的有关材料一般应在会前1天经院务办印发与会人员。
3、未列入议题的临时性动议，会议原则上不予讨论。
4、会议紧密围绕会议议题，严格按照预告时间进行。
(四) 集体讨论决策
1、决策会由执行董事主持，有三分之二以上（含三分之二）重大决策委员会委员到会方能召开。讨论决定干部任免时，委员必须全部参加。因故不能参加会议的，会前应向主持人请假。根据会议内容由会议主持人确定的有关人员可列席会议。
2、院长办公会由院长主持，学校领导和各职能部门主任、各系主任参加。根据会议内容由会议主持人确定的有关人员列席会议。
3、会议上，与会人员坚持实事求是的原则，紧扣议题畅所欲言，各抒己见。主持人根据大家的发言，在意见一致或基本一致的基础上，综合归纳出结论性意见。决定重大问题时可采取口头、举手、划票等方式表决。
4、会议严格遵守重大问题必须经过集体讨论和少数服从多数的原则。对于少数人的不同意见，应当认真考虑。如遇重大分歧，除在紧急情况下必须按多数人的意见执行外，一般应暂缓作出决定，待进一步调查研究、沟通协商、统一认识后再作决定。在特殊情况下，也可将分歧意见向上级报告，请求裁决。
5、严格会议纪律。出席或列席会议的人员，应按时到会，不迟到、不早退，有事有病必须会前向会议主持人请假。为集中精力，保证会议质量，非特殊情况不得中途离会。会议中，不办理与会议内容无关的事务。
６、实行回避制度。凡涉及领导个人及直系亲属的职务调整、职称评聘、奖励处罚等涉及切身利益的问题，议事决策时，相关人员应主动回避。
(五) 会后传达贯彻和督促落实
1、院办根据会议记录及工作需要，起草会议纪要，经会议主持人审定后发送有关承办部门，并及时督促办理和反馈贯彻落实情况。
2、因故未出席会议的人员，会议主持人要指派专人向其传达。
3、会议的决定或决议是经过集体研究形成的，必须认真贯彻执行。凡经集体决定的事项，任何个人不得擅自改变。有不同意见允许保留，但在行动上必须无条件服从和执行。在工作中如果有新情况不能按原决议执行时，应及时提交相应会议复议，也可由该会议主持人征得多数与会同志同意后，作适当调整，但需提交下次会议认可。
4、凡属应该保密的会议内容，未经院长批准，与会人员不得以任何理由、任何方式向外泄露。
（六）各部门和教研室会议
1、会议主持人应指定人员做好会议考勤和记录，并形成会议纪要。
2、会议考勤和会议纪要应及时交院务办备案存档。
3、与会人员做好会议记录，作为工作依据。并切实落实会议要求。
4、各职能部门要求每两周召开一次办公例会，各教研室要求每两周召开一次教研例会。
（七）跨部门专题工作会议
1、需要跨部门讨论的工作，由主要责任部门提出会议议题和要求参加会议的部门，交院办协调会议时间和地点，并由院务办通知领导和与会人员。
2、由会议提起部门的领导主持，由其部门做会议记录并将会议考勤和会议纪要及时交院办备案存档。
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