企业物资入库验收管理制度
企业物资入库验收管理制度
第1章 总则
第1条 目的
为了确保所有入库物资的质量都符合企业要求和生产经营需要，防止不合格物资入库、投入使用或流向市场，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于所有进入本企业仓库的物资的验收工作。
第3条 相关定义
入库验收是对即将入库的物资进行质量、数量、包装和规格等方面的查验，是保证入库物资合格的重要环节之一。
第4条 职责划分
1.物资验收主管负责统筹安排物资验收作业、制定入库验收规划、处理验收异常情况等。
2.物资验收专员负责验收所有物资的数量、重量、规格，并检查物资包装和外观情况。
3.对较为特殊的物资或设备，公司应组织质量部门、技术部门和采购部门等相关部门一同参与检验。
第2章 入库验收规划
第5条 确定入库验收的内容
入库验收的内容应包括以下两点。
1.核对采购订单与供货商发货单是否相符，依据单据对物资数量进行点收。
2.检查物资外观，包括包装是否牢固、包装标志标签是否符合要求，开包检查物资有无损坏，物资的气味、颜色、手感等是否正常。
3.仔细检查物资质量进行，主要检查其关键质量指标。
4.记录物资验收信息。
第6条 确定入库验收的方式
1.入库验收有全检和抽验两种方式，大批量到货一般只进行抽验。
2.若采用抽验的方式，则需要根据物资的特点、价值、物流环境等综合考虑，确定合理的抽验比例。确定抽验的比例时一般应考虑以下七项因素。
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考虑因素 |
抽验比例 |
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商品价值 |
商品价值高的，应全查或提高抽验比例；有些价值特别高的商品应全验 |
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商品的性质 |
商品性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的，应提高验收比例或全查 |
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气候条件 |
在雨季或梅雨季节，怕潮商品应提高抽验比例；在冬季，怕冻商品应提高抽验比例或全查 |
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运输方式和工具 |
采用容易影响质量的运输方式和运输工具运送的商品，应提高抽验比例 |
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厂商信誉 |
信誉好的厂商的抽验比例小，反之则大 |
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生产技术 |
生产技术水平高、质量较稳定的产品，抽验比例小 |
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储存时间 |
储存时间长的商品，应提高抽验比例 |
第7条 选择入库验收的方法
入库验收专员应根据物资的特性选择合适的验收方法。具体方法及其介绍如下表所示。
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检验方法 |
具体介绍 |
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视觉检验 |
在充足的光线下，利用视力观察物资的颜色、状态等表面状况，检验物资是否发生了变形、破损、脱落、变色、结块等情况，进而对质量加以判断 |
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听觉检验 |
通过摇动、搬运、轻度敲击等操作听取声音，以判断物资的质量 |
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触觉检验 |
利用手感鉴定物资的光滑度、细度、黏度和柔软度等，判定物资的质量 |
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嗅觉、味觉检验 |
通过物资特有的气味、滋味，测定、判定物资的质量 |
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测试仪器检验 |
利用各种专用测试仪器鉴定物资品质。如对物资进行含水量、密度、黏度、光谱等的测试 |
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运行检验 |
对某些特殊物资，如车辆、电器等进行运行检验，确保其能够正常运行 |
第8条 确定入库验收的时间
不同数量、种类的物资由于其检验复杂程度、工作量不同，应有不同的验收时间要求。
1.对外观等易识别的物资，物资验收专员应于收到物资后一天内完成检验。
2.属用化学或物理手段检验的材料，物资验收专员应于收到物资样件后三天内完成检验。
3.必须试用才能实施检验者，物资验收主管应在“物资验收报告表”中注明预计完成日期，一般不超过七天。
第9条 规范物资验收要求
1.物资验收专员应在物资验收前制定好物资验收要求。
2.一般情况下，验收普通物资时均需严格执行“凭证手续不全不收、品种规格不符不收、品质不符合要求不收、无计划不收、逾期不收”五项规定。
第3章 物资验收的实施管理
第10条 做好验收准备
物资验收专员应做好接单接货验收准备，准备工作一般情况下包括以下五个方面。
1.收集、整理并熟悉各项验收凭证、资料和相关验收要求。
2.准备验收所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，确保其准确可靠。
3.落实入库物资的存放地点，选择合理的堆码垛形和保管方法。
4.准备所需的苫垫、堆码物料、装卸机械、操作器具和负责验收作业的人力。如为特殊物资，还须配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万一。
5.进口物资或存货单位要求对物资进行质量检验时，要预先通知商检部门或检验部门到库进行检验或质量检测。
第11条 核对单据
1.审核验收依据，包括业务主管部门或采购部门提供的入库通知单、订货合同和订货协议书。
2.核对供货单位提供的验收凭证，包括发票、质量保证书、发货明细表、装箱单、磅码单、说明书和、保修卡和合格证等是否齐全。
第12条 数量点收
1.物资验收专员核对供方所交物料与订单所列物料、品种、规格是否相符。
2.物资验收专员清点物资数量，确定数量是否相符，是否有超交或少交货的现象。
(1)如果数量齐全，物资检验专员进行外观检验。
(2)如果数量不符，上报采购部，由采购部决定如何处理。
第13条 外观检验
1.物资验收专员对有包装的物资，检验物资包装表面状况;对无外包装的物资，检验物资表面状况。
2.检查物资和包装容器上是否贴有标签，标签上是否注明了物资品名、物资编码、生产日期、生产厂家和物资数量等内容。
3.若发现物资有倾覆、破损、变质和受潮等异常现象时，应先初步计算损失。不同程度的损失需要区别对待，具体要求如下表所示。
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损失程度 |
处理要求 |
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损失超过限定 |
物资验收专员应及时通知采购人员或供应商前来处理，并尽可能维持异常状态以利于处理作业 |
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损失未超限定 |
依实际数量办理验收，并于“物资入库检验报告单”上注明损失数量和实际情况 |
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4.计算损失后，将物资外观检验结果登记在 “物资入库检验报告单”上。
第14条 质量检验
1.物资验收专员选择合适的检验方法，对数量准确、表面完好的物资进行质量检验。
2.物资验收专员应对检验合格的物资作合格标记为物资入库做好准备;为物资入库做好准备;对检验不合格的物资作不合格标记，由相关人员作进一步处理。
3.检验完毕，应按照检验结果填制“物资入库检验报告单”。
第4章 物资验收结果处理
第15条 入库验收结果处理
物资验收人员应根据不同的检验结果对物资作出相应处理，具体检验结果及其相应的处理方式下表所示。
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验收结果 |
处理方式 |
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合格物资 |
★在外包装上贴“合格”标签，以示区别 ★每日工作结束时，将本日所收物资的数量汇总填入“验收日报表” |
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不合格 |
★在外包装上贴“不合格”标签，并于“物资验收报告表”上注明不合格原因 ★向相关主管请示处理办法，然后转采购部相关人员处理并通知请购部门 ★办理不合格物资的退货手续时，应开具“物资交运单”并附“物资验收报告表”，呈相关领导签字确认，作为异常物资出厂凭证 |
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交货数量超额 |
★经过验收，若发现交货数量超过订购量部分，原则上应予以退回 ★对以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在“验收单”备注栏内注明超交数量，经相关负责人同意后予以接收 |
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交货数量短缺 |
★经过验收，若发现交货数量未达订购量时，原则上应暂时拒收物资，要求供应商补足后重新入库验收 ★经请购部门负责人同意后，仓储部门安排物资入库，财务部门可按实际入库数量进行结算 |
第16条 验收状态标识
物资检验专员将检验结果上报后，根据领导审批意见对该批物资做出检验标识，以便其他人员开展后续作业。
1.对验收合格的物资应标识允收标签。
2.对数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资应标识特采标签，并追踪物资在使用过程的质量状况。
3.对数量严重不符、质量不合格的物资应标识拒收标签。
第5章 附则
第17条 本制度由仓储部制定，其修改、解释权归仓储部所有。
第18条 本制度呈总经理核准后，于颁布之日起实施，修订时亦同。
篇2：长沙雷锋学校保管室物资验收发放制度
沙长雷锋学校保管室物资验收发放制度
为进一步规范管理，提高物资使用效率，减少不必要的浪费，保证教育教学的需要，特对物资验收、发放作如下规定：
1．物资入库需凭订货单、请购单或其它正规手续方能验收入库。验收时要核对物资品名、数量、规格、单位、金额、质量等；如有不符，保管室可拒收、拒签，并及时通知采购员和有关部门人员纠正、更换。
2．领用人必须写清物资数量、用途并签名，保管员不得代写。
3．书籍、课本、教学用品等物资，非教学人员不得领取。各科教师只能领取本学科的教材、教辅用品，不得跨学科领取。特殊情况需经有关部门负责人同意后，方能领取,各类电脑耗材须经总务科批条，方可领用。
4．电器、水暖器材，原则上只由水、电工凭维修单领用。如有特殊情况，由总务科批条，方可领用。电池限语文、外语、音体、语音室、录相室、劳技室、物理实验室、保卫值班用。保卫值班每期限领两次。
5．卫生工具原则上每学期发放一次（专业卫生人员根据情况另定），发放范围仅限班级、办公室、学生宿舍、各食堂。
6．各类锁具配备须向总务科申请审批。木工专用维修物资，经总务科批准后由木工领取。
7．保管员要认真负责，做到账、物相符，并且在规定时间内准确、高效向各有关部门提供数据，以供参考。
篇3：农业大学物资采购计划申报管理办法修订
XX农业大学物资采购计划申报管理办法(修订)
X农大发〔2021〕12号
为进一步规范物资采购计划申报管理，确保物资采购及时、有序，根据《XX农业大学固定资产管理办法》(赣农大发〔2017〕56号)及《XX农业大学招标采购管理办法(暂行)》(赣农大发〔2019〕7号)有关规定，特制定本办法。
第一条 物资采购遵循“无预算不采购、有预算不超支”的原则。各单位所有仪器设备(含软件，下同)、家具等物资的采购须在已核报的年度政府采购预算范围内进行申报。因不可预见等特殊原因未纳入当年政府采购预算的，须在当年截止申报后有预算结余的前提下，报经学校会议研究同意后安排采购。
第二条 市场情况调研和可行性论证。
单台(套)价格10万元(含)以上或批量价格300万元(含)以上的仪器设备，批量价格50万元(含)以上的家具，必须进行市场情况调研和可行性论证，形成《XX农业大学物资申购市场情况调研报告及可行性论证书》(附件1)。批量价格5万元(含)至50万元的家具须进行市场情况调研。
1.市场情况调研是根据实际需求及经费情况，使用单位对不同厂家的同类产品进行性能、市场价格、市场现状及售后服务等进行充分调研选型，初步确定申购物资技术参数(不含评审依据或评分办法，下同)。参与调研人员(分管物资采购领导及台账管理员必须参加)、调研时间、调研方式、调研对象(三家或三家以上)、价格情况、厂家联系人及联系电话均需记录备查。
2.可行性论证是在市场情况调研选型的基础上，以“立足需求、注重效益”为原则，从满足教学、科研、管理等工作需求出发，对拟申购物资的必要性、先进性、适用性、共享性以及技术参数的合理性、排他性等进行论证，确保配置合理、经济适用、公平公正。
3.可行性论证分为使用单位论证和主管部门论证。
(1)单台(套)价格10万元(含)至40万元的仪器设备、批量价格50万元(含)至100万元的家具，由使用单位邀请校内专家三至五人进行论证，形成具体的采购清单、预算价格和主要技术参数。
(2)单台(套)价格40万元(含)以上或批量价格300万元(含)以上的仪器设备，批量价格100万元(含)以上的家具，经使用单位报资产与实验室管理处，由资产与实验室管理处邀请校内外专家三至五人进行论证，形成具体的采购清单、预算价格和主要技术参数。
(3)单台(套)价格40万元(含)以上或批量价格300万元(含)以上的校园信息化应用系统及网络公共基础设施(教学、实验和具体科研项目的信息化应用系统及设施设备除外，下同)，具体包括：各类党政管理信息化应用系统、计算机网络系统、数据中心、存储服务器、无线网络通信系统、移动通信系统、固定电话通信系统、校园通信线路和校园通信管道等与校园网络运行相关的仪器设备，经使用单位报信息中心，由信息中心邀请校内外专家三至五人进行论证，形成具体的采购清单、预算价格和主要技术参数。
(4)论证专家应具备的条件和要求：从事相关领域工作满3年，具有中级以上专业技术职称或是该领域公认的专家;熟悉该领域仪器设备的规格型号、熟悉主要性能与技术参数知识;无违法、违纪记录。
(5)论证专家相关费用由组织论证的相关单位或部门按相关规定标准在各自的项目经费、业务费或工作运行经费中负责解决。
第三条 物资采购计划的申报。
1.年度采购计划原则上须在学校年度预算经费下达后一个月内一次性整体提出，填写《XX农业大学物资申购计划单》(附件2)，报资产与实验室管理处设备管理科。每年10月份以后不再受理当年的采购计划申报，可批量集中采购、协议采购、网上商城和学校分散采购等除外。
2.计划采购物资的主要技术参数只能提供公共技术参数，所提供的主要技术参数指标及配置符合政府采购法规的相关要求，须满足三个(含)以上品牌产品的技术标准，技术参数指标不应存在倾向性、排他性的描述。
3.校园信息化应用系统及网络公共基础设施类仪器设备统一由信息中心负责，主要技术参数需经信息中心审定后方可上报。
4.各单位办公设备、家具的采购计划严格按照《XX农业大学通用办公设备、家具配置管理办法》(赣农大发〔2018〕38号)有关配置标准执行。
第四条 物资采购计划的审批。
计划采购项目必须有相应的经费项目和金额用于列支，申报时经费负责人须签批并负责。
1.科研项目经费列支的采购计划，由科技处按课题预算书要求审批。
2.学科建设经费列支的采购计划，由研究生院审批。
3.业务费或工作运行经费列支的采购计划，由单位分管财务领导审批。
4.学校各类专项经费列支的采购计划，由各专项经费管理部门或财务处审批。
5.空调等大型用电设备的采购计划，由校长审批，资产与实验室管理处备案。
第五条 进口仪器设备的采购计划，还须使用单位提交《政府采购进口产品申请表》、《政府采购进口产品所属行业主管部门意见表》、《政府采购进口产品专家论证意见表》等相关材料(附件3)。
第六条 采购计划审批通过后，由资产与实验室管理处负责对采购清单、预算价格和技术参数进行审定和汇总，并按政府采购目录分类，报招标与采购中心审批采购。
第七条 经费负责人须对相应经费项目和金额的真实性负责。申购物资技术参数的提供者和审核者须对各自提供和审核的内容负责。申请购置仪器设备、家具的单位须对市场调研的真实性负责。论证专家组须对“论证专家意见”的结论负责。
第八条 物资采购计划的实施。
招标与采购中心将采购计划录入政府采购系统，将审批结果反馈给资产与实验室管理处，资产与实验室管理处根据审批结果制作需求及服务方案。招标与采购中心按政府采购流程实施采购。
第九条 不按计划采购、未报先购、自购自用的物资，学校一律不予办理入库及报支手续。
第十条 本办法授权资产与实验室管理处解释，自发文之日起执行。原赣农大发〔2008〕31号文同时作废。如本办法与上级规定不一致的，以上级规定为准。
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