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技术学院学生档案管理办法

浏览:38582024-07-09

  技术学院学生档案管理办法

  第 一章 总 则

  第一条 为了加强学校学生档案管理工作 ,促进学生档案管理工作规范 化 、制度化 、科学化 ,确保学生档案的安全 ,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用 ,依据 《中华人民共和国档案法》、教育部 《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第 41 号)等法律 、法规, 结合河南省教育厅 、河南省档案局的有关规定 ,结合我校实际 ,制定本办法。

  第二条 本办法所称学生档案是学生接受教育过程中形成的反映学生个 人经历 、政治思想 、品德作风 、专业能力 、 日常表现等内容的文件材料 ,是 全面考核 、了解学生的重要依据 ,是学生教育和学生管理工作及学校档案的 重要组成部分。

  第三条 学生档案管理工作实行两级管理办法。学生入校至毕业年份的五月份 , 由二级学院团总支负责管理 ,毕业年份五月份整理后交学生处审核、 密封和递送。

  根据国家招生政策要求 ,五年制大专学生档案自入校后开始建档 ,并随 学籍性质变更在校内转递。

  第四条 在学生档案管理工作中 ,必须贯彻执行党和国家有关档案保密 的法规和制度 ,严格规范管理 ,确保学生档案的连续 、完整与安全。

  第五条 学生档案管理范围:普通高职生 、“3 + 2 ” 分段制大专生和五年 制大专生的档案。

  第二章 管理单位及职责

  第六条 学生档案由学生所在二级学院团总支总体负责 ,辅导员兼任所 带班级档案管理员。档案管理员须严格遵守国家和学校的档案管理规定 ,在 工作中认真负责 ,坚持原则 ,忠于职守 ,严守保密纪律 ,及时收集 、整理学 生档案材料 ,在认真审查后才可归档。

  第七条 学生档案管理单位的职责如下:

  ( 一 ) 负责保管学生档案;

  (二) 负责收集 、整理学生档案材料;

  (三) 负责学生档案内容的保密工作;

  (四) 办理学生档案的查阅 、借阅和转递手续;

  (五) 负责学生档案因特殊原因的移交 、保管等;

  (六) 负责其他有关学生档案事项。

  第八条 有下列行为之一 的 ,学校应当对直接负责的主管人员和其他直 接责任人员依法给予处分 ;构成犯罪的 , 由司法机关依法追究刑事责任。

  ( 一 ) 玩忽职守 ,造成档案损坏 、丢失或者擅自销毁档案的;

  (二) 违反保密规定 ,擅自提供 、抄录 、公布档案的;

  (三) 涂改 、伪造档案的;

  (四) 擅自出卖 、赠送 、交换档案的;

  (五) 不按规定归档 ,拒绝归档或者将档案据为己有的;

  (六) 其他违反档案法律法规的行为。

  第三章 归档的内容

  第九条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生 的切身利益。学生档案归档包括以下内容:

  1 . 入学档案。普通高职生入学档案是高考后由考生到本县(区) 招生办 公室领取的考生档案 ,一般应包括高中毕业生登记表 、高等学校招生报名表、 体检表 、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩和综合素质评价表等材料; “3 + 2 ” 分段大专生为前段学校递转来的档案 ;五年制大专生入校档案为入校 后建立档案;

  2. 高考准考证;

  3 . 录取通知书;

  4. 新生体检表;

  5 . 学生登记表;

  6. 学年鉴定表;

  7. 奖励材料(含三好学生 、优秀党团员 、奖学金和优秀学生干部等的登 记表或审批表);

  8. 处分和处理材料(处分决定文件 、解除处分文件 、处理决定等);

  9. 在校期间学习成绩单(补考重修成绩必须标注);

  10. 学籍变更材料;

  11 . 学生在校期间参加的各种社会实践活动的鉴定材料;

  12. 毕业生登记表;

  13 . 就业报到证;

  14. 学生加入中国共产党 、共青团或其他政治团体的

  15. 需要归档的其他材料。

  第四章 归档要求

  第十条 校 、二级学院两级管理部门应及时掌握形成学生档案材料的信 息 ,按档案材料形成的时间段 ,及时收集新形成的学生档案材料。

  第十一条 入档材料必须是办理完毕的正式材料 ,相关职能部门在转交 入档材料时 ,必须要有严格的转交手续。

  第十二条 档案材料必须完整 、真实 ,文字清晰 ,对象明确。

  第十三条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的 ,必须加盖公 章 ,个人文字材料必须由本人签字。

  第十四条 装入学生档案需要书写的各类材料 , 只能用碳素墨水或蓝黑 墨水书写 ,不得使用圆珠笔 、铅笔 、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除 电传材料须复印存档外 ,一般不得用复印件代替原件存档。

  第五章 档案的查阅

  第十五条 各二级学院主任 、党总支书记 、副书记 、团总支书记和辅导 员 ,可查阅本二级学院的学生档案 ,并按查阅规定予以登记 ,其他人未经批 准不得查阅学生档案。确因工作需要对学生档案进行查阅的 ,在本二级学院 内查阅必须报请党总支书记批准 ,跨二级学院查阅必须报请学生处审批。

  第十六条 公安 、法院 、检察机关 、学生考取公务员的单位等相关人员 须查阅学生档案的 ,必须提交所在单位介绍信 , 由学生工作处审批后才可查 阅。

  第十七条 学生个人不得查阅本人或他人档案。

  第十八条 查阅学生档案 ,必须严格遵守保密制度和阅档规定 ,严禁涂 改 、圈阅 、批注 、抽取 、撤换档案材料 ,未经允许不得擅自拍摄 、复制档案 内容。确需拍摄 、复制档案有关内容 ,必须经学校主管学生工作书记或副书 记同意并报学生工作处批准后方可进行 ,复印件与原件核对无误后注明复印 日期并加盖团总支印章 ,才能生效。

  第十九条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容 , 因工作需要摘记 档案内容时 ,应经二级学院书记或主管学生工作副书记同意。摘记材料要妥 善保管 ,不得丢失及私自存放。

  第六章 档案的转递

  第二十条 学生毕业 、转学 、休学 、升学 、退学等 ,档案管理部门应及 时按程序将档案转交至新的主管单位。

  第二十一条 学生档案原则上应通过机要转递 ,也可由接收单位派专人 领取 ,必要时可派专人送达。学生档案原则上不允许由本人自带。

  第二十二条 档案主管单位(学生处 、二级学院) 必须建立详细的档案 转入 、转出记录 , 以备查询。

  第二十三条 新生档案转递

  (一) 高职新生入校报到时 ,应将新生档案 、高考准考证和入学通知书直 接交给新生辅导员 ,然后由辅导员转递到二级学院团总支;

  (二) 五年制大专新生将中考准考证 、入学通知书上交辅导员 , 由辅导员 新建档案;

  (三) “3 + 2 ” 分段制大专新生入校后 , 由中专学校将档案统一转递学生 处 , 由学生处转递给新生辅导员。

  第二十四条 毕业生档案转递

  ( 一 ) 毕业年份的五月份 ,各二级学院团总支将整理好的应届毕业生档案 交学生处。 由学生处审核 、密封后 ,按毕业生就业报到证上签发的单位或录 取院校地址直接送达 ,或通过机要方式转递。

  (二)暂时未落实就业单位 、没有办理就业报到证的学生 ,其档案可暂存 学校两年 , 由学生处学籍管理科统一管理 ; 留档期间档案需要转递 , 由学生 本人或代办人凭 《就业报到证》 到学生处学籍管理科办理 ;两年期满 ,学生 档案由学校转回生源所在地的人事部门或教育部门。

  第二十五条 休学和服兵役保留学籍的学生档案自保留学籍之日起由所 在二级学院统一保存至复学 , 同时负责装入休学复学相关材料 ;复学后交由 新任辅导员保存 ;转学转出学生档案直接递送给转入学校 ,转学转入学生档 案直接交存辅导员。

  第二十六条 因退学 、取消学籍离校未保留学籍的学生 ,在办完相关手 续后 ,其档案由二级学院交由学生工作处以机要文件方式转回生源地教育部 门或家庭所在地人事部门。

  第七章 纪律要求

  第二十七条 学生工作处不定期对各二级学院的档案管理进行抽查 ,对利用职权违反档案管理的工作人员 ,责令其改正 ;构成违纪的 , 由学校给予 纪律处分 ;情节严重构成犯罪的 ,依法追究其刑事责任。

  第二十八条 学生档案如发生遗失 ,学校只出具在校学习证明和录取审 批表复印件。任何单位和个人不能为学生重新补办档案。

  第八章 附 则

  第二十九条 本办法自 2020 年1月1日起施行。原 《XX职业技术学院 学生档案管理办法》(许职院文〔2017〕 82 号) 同时废止 ,其他有关文件规 定与本规定不一致的 , 以本规定为准。

  第三十条 本办法由学生处负责解释。

篇2:技术学院学生档案管理办法补充细则

  XX职业技术学院学生档案管理办法补充细则

  为了加强学校毕业生档案管理工作,促进毕业生档案整理及转递工作规范化.制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,依据《XX职业技术学院学生档案管理办法》许职院文〔2017〕82号,结合我校实际,制定本补充细则:

  第一章 毕业生档案的归档

  第一条 全日制普通毕业生档案内容:

  1.入学档案。普通高职生入学档案是高考后由考生到本县(区)招生办公室领取的考生档案,一般应包括高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、体检表、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩和综合素质评价表等材料;“3+2”分段大专生为由前段学校递转来的档案;五年制大专生入校档案入校后建立档案(当年录取审批表复印件,并加盖学籍管理部门公章进行建档);

  2.高考准考证;

  3.录取通知书;

  4.新生体检表;

  5.学生登记表;

  6.学年鉴定表;

  7.奖励材料(含三好学生,优秀党团员.奖学金和优秀学生干部等的登记表或审批表);

  8.处分和处理材料(处分决定文件、解除处分文件、处理决定等);

  9.在校期间学习成绩单(补考重修成绩必须标注);

  10.学籍变更材料;

  11.学生在校期间参加的各种社会实践活动的鉴定材料;

  12.高等学校毕业生登记表;

  13.就业报到证白联;

  14.学生加入中国共产党.共青团或其他政治团体的材料。

  15.需要归档的其他材料。

  第二条 全日制师范毕业生档案补充内容:

  取得我院毕业资格的师范应届毕业生除以上材料外,取得教师资格的需对如下材料进行补充归档:

  1.教师资格体检表

  2.教师资格申请表

  3.思想品德鉴定表

  4.普通话等级证复印件

  第三条 专升本毕业生档案补充内容:

  取得我校毕业资格并参加专升本升学考试的当年应届毕业生,除上述材料外需对如下材料进行补充归档:

  1.专升本报名申请表

  2.专升本报名登记表(正式表)

  第四条 五年制、3+2毕业生档案补充内容:

  取得我校毕业资格的五年制、3+2应届毕业生出上述材料外需对如下材料进行补充归档:

  1.五年制转段信息采集表

  第二章 毕业生档案的归档要求

  第五条 所有归档材料必须是办理完毕的最终材料,必须真实完整.对象明确.手续完备,具体要求如下:

  1.装入毕业生档案需要书写的各类材料,只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔.铅笔.红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料须复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。填写人、审核人均要签署本人的汉语全名和日期。

  2.由学院(部门)审核鉴定材料,按照鉴定材料的流程和要求,予以审核,签署意见,并加盖学院(部门)公章。

  3.归档的复印材料,一律用A4纸张复印,由分院安排专人审核。

  4.各类学业考核材料,课程(实践环节)名称、学时及考核方式与培养方案一致,真实完整地记载.出具学生学业成绩,对通过补考.重修获得的成绩,应当予以标注。

  5.所有归档材料,学生的姓名、性别、年龄、出生年月及身份证号码与录取信息一致。

  6.毕业生档案袋的填写只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,笔迹工整,姓名、分院信息填写完整,籍贯统一填写至区.县所在地。

  第三章 毕业生归档时间和转递

  第六条 毕业生档案管理工作实行校系两级管理办法。应届毕业生至毕业年份的六月份,由二级学院团总支负责管理,毕业年份五月份整理后符合转递条件的交学生处审核,密封和递送。

  1.入学材料:毕业前,由各学院负责讲收集、整理、审核行好的入学材料,装入毕业生档案。

  2.在校材料:学年考核材料、毕业材料、各类登记表、就业报到证、各学院负责组织填报、审核,于学生毕业离校前由辅导员装入档案袋。

  3.学生在受教育过程中形成的事发材料:

  休学、复学材料:待学生办理复学手续后,由分院学生辅导员负责分装。

  转学、转专业材料:经省教育厅主管部门批准后,学生处转交学院,由分院学生辅导员分装。

  奖励材料:普通高等教育学生的优秀毕业生、优秀学生信息等各类表彰材料,由分院学生辅导员负责分装。

  处分材料:在学生毕业前,凡未撤销处分的处分材料,普通高等教育学生的学籍处分、考试违规处分等各类违规违纪处分材料由分院学生辅导员负责分装。

  第七条 毕业生档案的审核与转递

  1.符合转递条件的应届毕业生档案由辅导员整理完毕后,统一填写《XX职业技术学院毕业生档案清册》(一式两份,以下均简称为为<档案清册)),辅导员签字,学籍科签收后,各保存一份。每年6月提交学生处审核,审核通过后于当年7月按照《档案清册》标注的报到地址发送至相应人事管理部门。

  2.不符合转递条件的应届毕业生由辅导员整理完毕后(如成绩不合格、档案必备材料缺失),交团总支统一保管,并填写《档案清册》,发送电子档到学生处备案,缺失材料由学生补充完毕后,由分院团总支进行报送至学生处学籍科进行数据更新,由学校统一安排时间发往学生报到证所在人事管理部门。在此期间学生处不再接收不符合转递条件的档案交由分院团总支统一保管。

  3.暂时未落实就业单位,没有办理就业报到证的学生,其档案可暂存学校两年,由分院团总支统一管理;留档期间档案需要转递,由学生本人持《就业报到证》到分院团总支完善档案,由团总支审核合格,提交学生处统一安排时间进行转递。两年期满,招生就业处统一打印《就业报到证》并交各分院统一归档,学生档案随当届毕业生由学校转回生源所在地的人事部门或教育部门。

  4.参加专升本考试的应届毕业生档案由辅导员整理完毕后,待录取后将符合提档条件的(学籍科提供录取名单)统一填写《档案清册》,档案交学籍管理科保管,学生持毕业证到学籍科领取档案寄通知书,如未被本科学校录取,需签订就业协议,并办理《就业报到证》后,由学校统一安排时间发送至人事管理部门。

  第四章 纪律要求

  第七条 学生处不定期对各分院档案管理进行抽查,对利用职权违反档案管理的工作人员,责令其改正,构成违纪的,由学校给予纪律处分,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

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